Ce que vous trouverez dans cet article :

Afin d'avoir une vue globale du nombre d'heures travaillées, vous pouvez afficher le nombre d'heures travaillées par jour dans la Vue par semaine uniquement. Nous vous conseillons de l'activer seulement quand vous en avez besoin et de désactiver cette option ensuite pour maximiser la rapidité du système. Pour Afficher la rangée sommaire, rendez-vous dans l'Horaire et effectuez les étapes ci-dessous :

Lorsque l'horaire est en construction, donc sujet à changements, cela peut créer de la confusion chez les employés lorsqu'ils regardent leur propre horaire. Alors pour contrôler la visibilité des quarts, vous pouvez maintenant choisir l'option de les Publier, cette option rends visibles uniquement ces quarts dans l'horaire des employés. Effectuez cette manœuvre quand vous êtes certains que les informations de ce quart ne changeront pas!

Pour activer cette option, rendez-vous au portail Admin > Horaire et cochez l'option Montrer seulement les quarts de travail publiés aux employés.

Afin d'utiliser cette option, rendez-vous au portail Gestion > Horaire. Ce nouveau bouton montrant le nombre de quarts publiés est disponible en haut à droite et les options suivantes seront disponibles :

Vous pouvez également sélectionner manuellement les quarts qui doivent être publiés en faisant un clic droit sur les quarts voulus et en cliquant sur Publier le quart.

Pour annuler la publication, faites un clic droit sur le quart et choisissez l'option Annuler la publication. Le quart ne se trouvera plus dans l'horaire de l'employé.

Afin d'avoir une vue de l'horaire encore plus claire, vous pouvez cliquer sur le bouton Vue > Afficher le statut de publication sur les quarts. Un icône ☑️ apparaîtra à côté des quarts publiés.

Afin de vérifier si tous vos employés ont été invités sur la plateforme et qu'ils utilisent tous le logiciel, vous pouvez le voir dans le module Utilisateurs grâce aux filtres "N'a pas été invité" et "Ne s'est pas connecté".

Vous pouvez également voir ces informations grâce au bouton Options en choisissant "Dernière connexion" et "Statut d'invitation" afin de voir dans la liste d'utilisateurs s'ils se sont déjà connectés et s'ils ont été invités à rejoindre la plateforme.

Afin d'ajouter des précisions sur une carte de temps (contexte particulier, informations exceptionnelles relatives à la paie...), nous avons ajouté un champ "Informations complémentaires" que vous pouvez remplir lorsque vous en créez une dans Gestion > Autres > Cartes de temps > Créer une carte de temps.

Cette note complémentaire se trouve dans la carte de temps, mais aussi dans le document d'exportation .CSV sous la colonne "additionnalInfo" que vous pouvez générer dans le module Cartes de temps. Voici un aperçu du document .CSV :

Notez que cette information additionnelle ne se trouvera PAS dans les documents d'exportation de la paie puisque les logiciels de gestion de la paie (Nethris, Employeur D) ne prennent pas en charge ce genre d'informations.

Il était parfois difficile de cibler où se trouvaient les erreurs dans les cartes de temps au moment d'exporter le rapport de paie, à présent vous pouvez cliquer sur le message en jaune afin de voir toutes les cartes posant problème.

Notre conseil : N'oubliez pas de lire le message en rouge pour avoir plus d'informations sur les erreurs de cartes de temps !

Dans un premier temps, il faut maintenant entrer son numéro d'employé avant de cliquer sur le bouton "Options" afin de prouver que c'est bien vous.

Ensuite, cliquer sur Options > Fermer le terminal de poinçon ne crée plus de carte de temps vide, ce qui vous permet d'être plus au clair lorsque vous exportez les cartes de temps et que vous faites des rapports de paie.

Il est parfois compliqué de déterminer quelle donnée d'embauche donne accès au questionnaire, nous avons donc ajouté la possibilité de n'en sélectionner aucune afin que tous les employés aient accès au questionnaire.

Rendez-vous dans Admin > Questionnaire journalier et à la section Données d'embauche, sélectionnez le champ vide qui devrait être le premier dans la liste.

Afin que toutes les informations d'un quart et d'un projet se trouvent toutes au même endroit et pour que les cartes de temps soient les plus détaillées possible, vous pouvez ajouter des étiquettes par défaut dans un projet qui seront reliées aux cartes de temps. Pour effectuer cette action, rendez-vous dans un premier temps au portail Admin > Projets et cochez l'option Permettre d'ajouter des étiquettes de quart par défaut à des projets.

Ensuite, créez un projet dans le portail Gestion > Projets > Créer un projet. Dans le menu déroulant Informations supplémentaires vous pourrez alors ajouter des Étiquettes de quarts par défaut.

Puis, lorsque vous créez un quart dans le module Horaire, dans le menu déroulant Autres informations, entrez le Projet de votre choix qui contient les étiquettes de quart par défaut. Une fois entré, les Étiquettes apparaissent automatiquement dans le champ juste en dessous !

Enfin, vous pouvez à présent ajouter des projets aux cartes de temps ! En conséquence, lorsque vous créez une Carte de temps pour le quart de travail correspondant au projet ayant des étiquettes par défaut, dans le portail Gestion > Cartes de temps > Créer une carte de temps, le projet se retrouvera automatiquement dans cette carte de temps sous le menu déroulant Projet, pauses, transferts et primes.

Si vous modifiez un quart de travail alors qu'une liste de contact est en cours pour le combler, alors la liste de contact s'arrête et le message suivant surligné en jaune apparaît :

Si vous cliquez dessus, la liste s'arrête, si vous ne cliquez, la modification est effectuée dans l'horaire et la liste reprend.

Avant, les utilisateurs bloqués sur un projet pouvaient tout de même être considérés comme éligibles à un quart lié sur le projet. À présent, lorsque vous créez un quart de travail avec des utilisateurs bloqués, vous ne pourrez plus y assigner ces-dits utilisateurs.

Si certaines requêtes de présences (absences, retards, départs hâtifs) ne sont pas utiles dans votre contexte, vous pouvez empêcher les employés d'en effectuer.

Pour cela, rendez-vous au portail Admin > Présences et cochez Empêcher les employés de soumettre des départs hâtifs et/ou Empêcher les employés de soumettre des retards et/ou Empêcher les employés de soumettre des absences.

Cependant, en tant que gestionnaires, vous pouvez créer n'importe quelle requête de présence pour les employés.

Les plages de disponibilités peuvent parfois être assez restreintes dépendamment du contexte. Vous pouvez donc créer des disponibilités sur-mesure aux employés.

En effet, avant vous ne pouviez que sélectionner si l'employé était disponible ou indisponible et un type d'horaire pré-enregistré. À présent, en cliquant sur Spécifier une plage, vous pouvez paramétrer une disponibilité en dehors des horaires pré-enregistrés.